为做好展会活动期间的展会现场秩序管理工作,防范安全隐患,杜绝假冒伪劣产品,维护良好市场秩序和展会形象,根据《西安市会展业促进条例》相关规定,参照中国国际进口博览会、中国国际消费品博览会等知名大型展会活动管理措施,现就中心牵头负责主办或承办的展会活动现场管理工作有关事项规范如下。
一、适用范围
本通知所称展会活动,是指在特定场所和预定时期内举办的具有一定规模的,以展示、展销、洽谈为主要形式的商品交易、信息交流、经济技术洽谈等展览活动。
中心牵头主办或承办的所有展会活动参照本通知要求,结合举办场地、展览面积、展会级别、展示范围等因素制定展会活动管理工作方案,并严格执行。
二、展会活动管理工作措施
(一)设立展会活动管理工作机构
工作职责需包括但不限于以下内容:
1.指挥协调。负责全面指挥、协调和监督展会活动的管理工作。
2.展商管理。负责展商资格审查,展品进场流程规范与检查,复核可疑展品信息等工作。
3.巡查管控。负责展会活动期间的全面巡查和现场秩序维护工作,排查涉嫌“展虫”的展位及假冒伪劣商品,清理“展虫” 、处理现场纠纷以及相关后续工作。
4.投诉处置。负责受理展会活动期间及展后的投诉举报,妥善解决消费者的投诉举报,做好善后和舆情监测管控工作,以及相关工作的记录和总结。
(二)展前阶段,严格参展资格审查
展前阶段,严格审查参展企业资质及其展品清单、展品合格证等材料,对资料填报不全,无法提供资质的企业进行重点关注,进一步核实确定,仍有问题的进行劝退:
1.参展企业资质及展品清单、展品合格证等材料无法提供或者提供内容不符的;
2.临时变更展位费付款方,且付款方与参展企业不相关,存在倒卖展位嫌疑的;
3.展商登记中填报资料只填公司名称,存在借壳参展嫌疑的;
4.在系统中填报经营范围外产品或常见涉嫌假冒伪劣物品的;
5.填报的参展人员来自非企业所在地的疑似人员;
6.参展单位或者人员已在信用黑名单中的。
(三)搭建布展期,加强展品进场排查
1.抓细入场物品检查。在入场安检点,加强大件物品开箱抽查力度,发现可疑问题物品及时记录,暂停物品进入,并立即进行核实确认,经核实确有问题的,立即清理出场。
2.复核可疑展品信息。在馆内不间断巡查,对现场排查的可疑物品,立即与参展企业申报产品信息比对,经核实确有问题的,及时清理出场,同时做好展位封板工作。
(四)开展期,加强现场巡查和秩序维护
1.建立现场巡查机制。根据现场排查出来的问题进行记录并汇报,经核实确有问题的,有效控制现场,清离违规物品及相关人员,没收其参展证件,对展位封板,并做好现场取证记录工作。参展企业如出现倒卖展位、展出展品超出参展展品清单范围等违约违规行为的,进行取证和警告,并要求其整改,拒不整改或整改不到位的将劝离,并取消证件权限,同时做好展位封板工作。
2.现场设立监督举报电话。在展会现场醒目位置张贴监督举报电话、设置投诉台,方便展商和观众随时沟通反映问题。通过监督举报投诉反映出的疑似假冒伪劣商品问题,应立刻进行现场复核,并联系展商管理人员确认。确属违规的,安排专人现场管控秩序并将涉嫌物品清理出场,没收其参展证件,同时做好展位封板工作。并将处理结果及时记录,并做好投诉举报相关人员的沟通回复及善后工作。
3.从严管理空位展台。如发现空展位,立即联系向参展企业核实参展情况,如继续参展,立即做好空展位临时看护工作,如不继续参展,做好展位封板工作。如展位被“展虫”占用,立即将相关人员和展品清离出场。
4.强化现场秩序维护。安检点检查措施与布展期一致,把好安检关。展馆内重点做好“展虫”等可疑物品巡查,现场如发现可疑物品,立即核实并协调落实清离出场及空展位的临时看守工作。如发生涉事人员现场不配合管理的情况,及时报告公安部门进行现场处置,配合做好现场观众疏导、秩序维护工作。
5.加强舆情监测防控,做好投诉举报、现场纠纷的处置善后,监测预防相关舆情,并及时做好舆情管控处置工作。
6.做好展会活动场地门口、通道等外围秩序维护,严厉打击借展会名义摆摊兜售产品等行为,及时处理相关人员。
(五)展后阶段,做好展后纠纷处理
1.做好展后纠纷处理。接洽展后消费者投诉纠纷处理,对投诉举报反映的问题及时与参展商联系,及时核实情况,协助消费者解决问题,做好善后和舆情管控工作,以及相关工作的记录和总结。
2.建立参展黑名单。在展会活动中,存在违反参展规定、商业道德、消费者权益等行为的相关展位参展商将被列为中心展会活动参展黑名单,以后严禁参加中心举办的所有展会活动。
如遇突发事件,立即启动《展会活动安全和突发性事件应急工作方案》等预案,有效预防和争取突发事件损失最小化,确保展会安全、顺利召开。